La réception provisoire dans la vie d’un projet, annonce une nouvelle étape dans le processus de conduite et de renforcement de ses acquis.

Le 4 août 2016 dans la salle de conférence du Relais de la Caisse, la Société Togolaise des Eaux et le Groupe cauris posaient  la première pierre de ce projet.

Après 26 mois de conduite et 13 mois de mise en exploitation, nous voici ce 12 octobre 2018 à la réception provisoire qui doit permettre de faire le point de ce qui est fait au vue du cahier de charges, et de dégager les points restants à faire et à améliorer. Ces insuffisances sous formes de réserves feront objet de levée.

En quelques mots, revivons les grandes phases de ce projet de la conception à le mise en exploitation des différents modules.

1-/DESCRIPTION

Le projet d’informatisation de la TdE a consisté en l’acquisition et l’installation d’un progiciel intégrant la Gestion Clientèle, les Finances et la Comptabilité, la Paie et les Ressources Humaines, les Approvisionnements et Stocks afin d’assurer une gestion efficace, fiable et performante des activités de la TdE.

L’objectif principal poursuivi par ce projet est la fourniture d’un service de qualité  au client, en outre, une automatisation des pratiques courantes afin d’inciter les responsables en vue d’une meilleure organisation et d’une gestion plus efficace.

2-/L’ORGANISATION ET LE SUIVI DU PROJET

Pour sa gestion, 03 structures ont été mises en place

• Le Comité de Pilotage
• Le Comité de Projet
• Les Equipes Projets au nombre de 05
  • Equipe Gestion Clientèle,
  • Equipe Comptabilité Générale Analytique et Budgétaire,
  • Equipe Gestion des Achats et Stocks,
  • Equipe Gestion des Ressources Humaines et Paie,
  • Equipe Architecture réseau et exploitation-Approbation technique et reprise des activités.
  • En plus des équipes projets, tous les acteurs ont été mobilisés sur cette activité d’intégration.

 

3-/ LES GRANDES PHASES DE CONDUITE DU PROJET

3.1 – CONCEPTION, COLLECTE ET L’ANALYSE DES BESOINS

Les travaux de conception des équipes projets a débouché sur la collecte et l’analyse des besoins, une des étapes décisives du projet. Elle a permis au prestataire de discuter avec le personnel (membre des équipes et autres) sur les pratiques actuelles dans les domaines concernés par le projet.

3.2 - LA TOURNEE DIAGNOSTIQUE

La tournée diagnostique s’est déroulée au niveau de la Gestion Clientèle  a permit

• De recenser tous les problèmes liés à l’existant pour une meilleure prise en compte lors du paramétrage dans le nouveau Progiciel de Gestion Intégré de la Clientèle.
• D’écouter et de s’informer des difficultés de chaque agent dans l’exécution quotidienne de ses tâches
• De faire l’inventaire de tout le matériel informatique existant (Micro-ordinateur, imprimantes, câblages physiques, modem, la qualité de réseau local, le serveur, l’alimentation centrale, groupe électrogène…) ;
• De recueillir les attentes par rapport au déploiement du nouveau logiciel GD’OR.

A total 438 Agents près de 60% de l’ensemble du personnel ont été rencontrés individuellement.

3.3 - LES GUIDES FONCTIONNELS DES DIFFERENTS MODULES

Les informations recueillis à la suite de la collecte des données et de l’analyse des besoins ont été présentées avec des touches particulières dans l’esprit GD'OR dans un document intitulé "Guide fonctionnel’’.

3.4 - VALIDATION DES GUIDES FONCTIONNELS DES DIFFERENTS MODULES

Les Guides ont été validés en deux étapes.

• Première étape : Lecture individuelle
• Deuxième étape : Lecture conjointe

3.5 - PARAMETRAGE DES MODULES

Le paramétrage du guide fonctionnel des différents modules s’est fait avec la prise en compte des amendements faits par les différents acteurs lors des séances de lecture individuelle et conjointe. Les équipes projet de même que les personnes ressources ont eu la possibilité d’exprimer des besoins qui ont été en compte.

3.6 - LES SEANCES DE DEMONSTRATION

Les séances de démonstration qui ont suivi le paramétrage ont permis aux différentes équipes d’apprécier l’outil qui sera mis à leur disposition et éventuellement la prise en compte des amendements antérieurement formulés.

3.7 - EXTRACTION DES TABLES INFORMATIQUES : Préparation pour la migration des données

L’extraction des tables informatiques ont permit de préparer la migration des données clientèles de PRACDIS à GD’OR. Cette migration s’est déroulée en deux phases : la première en décembre 2016 ayant conduit à la  formation des utilisateurs, et la seconde en août 2017 pour la mise en exploitation.

3.8 - FORMATION DES UTILISATEURS

Justement à propos des formations des utilisateurs 349 Agents répartis en 36 groupes ont été formés au cours d’une première phase de formation.

3.9 - LES SITES PILOTES ET LEURS EVALUATION

Avec la formation des utilisateurs, l’aménagement de la salle informatique de la TdE, la réception, l’installation et le paramétrage du serveur. Les tests des interconnexions, l’exécution du projet d’informatisation de la TdE s’est trouvée dans sa phase pré-exploitation.

Mais pour y parvenir, il était n nécessaire voir important de passer par des sites pilotes.

Deux sites ont été retenus pour la gestion commerciale : l’Agence de Tsévié pour le traitement de toutes les chaines de tous les modules et l’Agence d’Adidogomé pour les opérations du front office (Accueil du client, établissement de redevance, de devis, etc.…) et des encaissements du module Gestion Clientèle.

Pour le module finance la Direction Administrative Financière et Comptable, pour Achats et Stocks le Département Achat, et pour la paie et Gestion des Ressources Humaines, l’Administration Générale et la Direction des Ressources Humaines ;

3.10 - LES PREPARATIFS POUR LE DEMARRAGE DU PROJET

• Les préparations pour le démarrage du projet a nécessité la prise de certaines dispositions complémentaires.
  • L’interconnexion et le câblage réalisés à un maximum ;
  • L’acquisition des imprimantes pour impression des factures réalisées ;
  • Le renouvellement en cours du parc informatique de la TdE avec l’acquisition de micro-ordinateur, les imprimantes et des onduleurs.
  • L’étude des différents types d’imprimés : facture, fiches d’intervention, formulaire de demande de branchement, bon de travail, contrat d’abonnement, etc.…
  • Et les dispositions à prendre au démarrage (saisie du parcourt de releveurs, les saisies au niveau des finances et achats/stocks…) ;
  • Le choix de la date du démarrage du projet ;

Un planning de démarrage a été élaboré suite à plusieurs réunions entre les différents acteurs du projet tant du côté du groupe cauris.

3.11 - LE DEMARRAGE DU PROJET : Mise en exploitation du logiciel Gd’OR MAJOR

En janvier 2017 pour la paie/Décembre 2017 et 26 juin pour la DRH/Septembre 2017 pour la gestion clientèle juillet 2017 pour la Comptabilité et l’Achat Stocks.

La réception provisoire va permettre de faire le point de ce qui est fait au vue du cahier de charges, et de dégager les points restants à faire et à améliorer. Ces insuffisances sous formes de réserves feront objet de levée.

Nous avons passé sous silence beaucoup de fait afin de gagner du temps et aller à l’essentiel.

Mais, notons qu’avec ce projet d’informatisation, la TdE s’inscrit désormais dans  une ère : celle de la modernité qui répond à l’exigence planétaire du mieux vivre et de l’efficience.

Ce projet d’informatisation découle tout d’abord d’une vision du 1^er responsable de la TdE d’alors, actuellement Ministre de l’eau et de l’Hydraulique Villageoise qui a rêvé de voir l'entreprise répondre aux normes de la modernité et de l’Actuel Directeur Général.